Intervista con il dipartimento di Commercio internazionale e logistica

In conversazione con Angelique e Johan

Ogni giorno decine di migliaia di piante vengono spedite in decine di Paesi dentro e fuori Europa. Ciò richiede una pianificazione e un'organizzazione rigorose e una collaborazione fluida con enti come il Naktuinbouw e gli spedizionieri. Ogni spedizione richiede documenti adeguati e un buon coordinamento, sia interno sia con il cliente. Il compito è svolto dal dipartimento di Commercio internazionale e logistica, che è composto da due dipendenti. Incontriamo Angelique van der Tor e Johan 't Hart, che insieme dirigono l’unità. Angelique è entrata a far parte di Anthura nel 2019. Inizialmente si è occupata di diritti dei coltivatori e dei marchi e ha collaborato con il dipartimento di Commercio internazionale e logistica, dove dall'anno scorso lavora a tempo pieno. Johan si è unito al dipartimento dallo scorso marzo.

Potete spiegarci brevemente cosa accade nel dipartimento?

Angelique Una spiegazione concisa? Non è facile, perché l’esportazione implica molte cose... Diciamo che è l'ultimo anello della catena interna. Ci assicuriamo che il personale che si occupa dell’imballaggio e della consegna riceva le istruzioni corrette. Prenotiamo i voli e i container per le spedizioni fuori dall'UE e i trasporti su strada all'interno dell'UE e provvediamo alla documentazione. Se necessario, richiediamo un controllo al Naktuinbouw e ci occupiamo anche dei clienti, verificando che siano in possesso delle licenze di importazione richieste, con gli importi corretti. Tra i nostri compiti figurano anche il disbrigo delle pratiche doganali e di eventuali danni.

Angelique van der Tor

Johan 't Hart

Johan Quindi, in poche parole ci assicuriamo che ogni pianta spedita all'estero arrivi in tempo, con i documenti giusti e con il miglior mezzo di trasporto. Naturalmente, siamo anche in contatto stretto con il dipartimento Vendite e spedizioni. Inoltre, è importante rimanere aggiornati su tutti i regolamenti riguardanti l'importazione e l'esportazione.

Vi organizzate ripartendo i compiti tra di voi?

Johan In realtà è molto semplice: ci assicuriamo insieme che la spedizione arrivi al cliente nel modo che il cliente preferisce. E ciò comporta una serie di mansioni da svolgere.

Angelique Sono d'accordo. Per quanto mi riguarda, gioca un ruolo anche la "CITES" (la convenzione sul commercio internazionale delle specie di fauna e flora selvatiche minacciate di estinzione), un’autorizzazione per l'importazione e l'esportazione, tra le altre cose, di varietà a rischio, tra cui la Phalaenopsis. Se non è tutto in regola non è possibile inviare o ricevere una spedizione.

Cosa rende piacevole il vostro lavoro? Angelique Su questo aspetto posso essere concisa: nessun giorno è uguale all'altro e bisogna essere flessibili come contorsionisti. È un lavoro che implica sfide, una varietà di compiti e richiede inventiva. Succede sempre qualcosa che ti costringe a cercare una soluzione per consegnare in tempo la merce al cliente. Soprattutto nell'ultimo anno, le sfide non sono mancate. Negli ultimi mesi siamo stati impegnati soprattutto a prenotare voli, poiché naturalmente, a causa della pandemia di Coronavirus, la disponibilità era limitata. Johan Pues sí, cada día es diferente. Uno puede planificarse la jornada de antemano, pero siempre acaban surgiendo imprevistos. A veces hay que dejar todo lo que estás haciendo por cuestiones de alta prioridad, como la cancelación de un vuelo, problemas con el despacho de aduanas en el país de destino o un informe de daños durante el transporte. A menudo las cosas que ocurren se escapan a nuestro control, pero siempre que podemos, ayudamos a resolver el problema. La clave reside en completar el pedido lo mejor posible, con una organización impecable que garantice la máxima eficiencia y deje al cliente una impresión de profesionalidad. También me proporciona mucha energía el contacto con los diversos departamentos internos, clientes, transportistas y el departamento de inspección.

Potete fare un esempio di una sfida in cui avete dovuto dare il massimo? Angelique All'inizio di quest'anno è stata programmata un’esportazione via nave destinata al Guatemala. A causa della carenza di container dovuta al COVID-19, abbiamo potuto prenotare solo una nave che sarebbe arrivata in Guatemala verso Pasqua. Tuttavia, trattandosi di un periodo festivo, in Guatemala non si lavorava e la spedizione sarebbe stata bloccata per una settimana. Il cliente, giustamente, non ha accolto la notizia di buon grado, volendo ricevere la merce prima di Pasqua. Abbiamo quindi valutato le possibilità per riuscire a trovare una soluzione. In questo caso, l'unica opzione era quella di inviare le piante per via aerea. Il costo di una spedizione via aereo è molto più alto di quello via mare, e abbiamo dovuto discutere la questione con il cliente, che si è dichiarato disposto a pagare un extra. Il vantaggio di una spedizione per via aerea è che i tempi si accorciano notevolmente. Problema risolto, si potrebbe pensare... almeno per il cliente, perché internamente la gestione è stata tutt’altro che semplice. Dovevamo reimballare le oltre 70.000 piante in contenitori adatti al trasporto aereo. Dopo aver consultato i colleghi che si occupano di imballaggi e spedizioni, ci siamo messi al lavoro. Le piante erano state imballate in Germania in casse per il trasporto marittimo ed erano già state ispezionate. Per provvedere al nuovo imballaggio nei tempi previsti, alcuni colleghi hanno dovuto fare gli straordinari. Abbiamo ordinato pizze per tutti e siamo riusciti a reimballare la merce in un solo giorno, in modo che la spedizione raggiungesse l’aeroporto di Schiphol il giorno seguente. Grazie alla cooperazione interna e alla flessibilità, la sfida si è rivelata un successo e ci ha lasciato un senso di soddisfazione. Soprattutto perché siamo riusciti ad accontentare il cliente.

Di cosa siete più orgogliosi? Johan Quando il venerdì pomeriggio tutte le spedizioni sono in viaggio verso il cliente con le carte in regola.

Angelique E quando il lunedì scopri che ogni carico ha passato la frontiera ed è arrivato al cliente in buone condizioni... Sono anche orgogliosa che, nonostante la Brexit e i cambiamenti che ha comportato, abbiamo trovato un modo per inviare ogni settimana una spedizione al nostro cliente inglese Double H. Poiché siamo l’ultimo tassello dell'organizzazione, tutto ciò che precede il nostro lavoro è molto importante. Se le spedizioni avvengono secondo le previsioni, significa che il resto dell'organizzazione ha fatto un buon lavoro. E in realtà è sempre così. I problemi e i ritardi hanno quasi sempre a che fare con una causa esterna. Abbiamo tutti bisogno l'uno dell'altro e ci aiutiamo a vicenda per garantire la soddisfazione dei clienti. È ciò che ci rende felici e orgogliosi.