Interview met de afdeling International trade and logistics

In gesprek met Angelique en Johan

Dagelijks worden er tienduizenden planten verstuurd naar tientallen landen binnen en buiten Europa. Dit brengt een strakke planning en organisatie met zich mee en een goede samenwerking met instanties zoals Naktuinbouw en expediteurs. Een zending vereist de juiste documenten en een goede afstemming, zowel intern als met de klant. Deze werkzaamheden vinden plaats op de afdeling International Trade and Logistics, die bestaat uit twee medewerkers. Wij maken kennis met Angelique van der Tor en Johan ’t Hart, die samen deze afdeling draaiende houden. Angelique is sinds 2019 werkzaam bij Anthura. In eerste instantie voor kwekers- en merkenrecht en ter ondersteuning van de afdeling International Trade and Logistics, maar sinds vorig jaar is zij fulltime werkzaam op deze afdeling. Johan versterkt de afdeling sinds afgelopen maart.

Kunnen jullie in het kort toelichten wat er op deze afdeling gebeurt? Angelique Een korte toelichting? Dat is lastig want er gebeurt zoveel bij export… Export is de laatste schakel in onze interne keten. Wij zorgen ervoor dat de mensen op de inpak- en aflevervloer de juiste instructies krijgen over de verpakking en aflevering. We boeken de vluchten en containers voor zendingen buiten de EU en de wegtransporten binnen de EU en zorgen voor de juiste documenten. Als het nodig is regelen wij een keuring van Naktuinbouw. Ook houden wij in de gaten of de klanten, indien nodig, de juiste invoervergunningen hebben met de juiste bijschrijvingen. Douane- en schade-afhandeling behoren ook tot onze taken.

Angelique van der Tor

Johan 't Hart

Johan Wij zorgen er dus eigenlijk voor dat elke plant die naar het buitenland gaat daar op tijd aankomt, met de juiste papieren en met het beste vervoermiddel. Hierbij hebben wij uiteraard ook nauw contact met de verkoop- en expeditie afdeling. Aanvullende is het ook belangrijk dat we up to date blijven van alle regelgeving omtrent in- en export.

Hebben jullie een onderlinge taakverdeling? Johan Eigenlijk is het heel simpel: wij zorgen samen dat de zending bij de klant komt op manier waaraan de klant de voorkeur geeft. Met alle bijkomende werkzaamheden van dien.

Angelique Ik sluit me hierbij aan. Bij mij komt ‘CITES’ (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora) nog om de hoek kijken. Dit is een vergunning voor de import en export van onder andere bedreigde planten, waaronder phalaenopsis. Dat moet in orde zijn bij een zending, anders kan een zending niet verstuurd of ontvangen worden.

Wat maakt jullie werk leuk?

Angelique Hier kan ik kort over zijn: geen dag is hetzelfde en je moet zo flexibel zijn als een slangenmens. Dat brengt uitdaging, afwisseling en inventiviteit met zich mee. Er gebeurt altijd wel wat waardoor je weer op zoek gaat naar een oplossing om toch de planten op tijd bij de klant te krijgen.

Zeker het afgelopen jaar waren er veel uitdagingen. De laatste maanden was dit vooral het boeken van de vluchten. Er was natuurlijk een beperkte beschikbaarheid van vluchten vanwege de corona pandemie.

Johan Elke dag is inderdaad anders. Van te voren kan je de dag inplannen, maar er komt altijd van alles tussendoor. Soms moet je alles uit je handen laten vallen waarmee je bezig bent, omdat er dingen gebeuren die hoge prioriteit hebben, zoals een vlucht die wordt geannuleerd, problemen met een inklaring in het land van bestemming of melding van een transportschade. Vaak dingen die gebeuren buiten ons om, maar waarbij wij kunnen helpen om het probleem op te lossen. De kunst is om elke order zo goed mogelijk af te ronden, waarbij je dingen zo goed mogelijk voorbereidt om zo efficiënt mogelijk te zijn en tegelijkertijd een professionele indruk achterlaat bij de klant. Daarnaast haal ik veel energie uit het contact met verschillende interne afdelingen, klanten, transporteurs en de keuringsdienst.

Kunnen jullie een voorbeeld geven van een uitdaging waarbij jullie alles uit de kast moesten halen?

Angelique Eerder dit jaar stond er een exportzending per boot gepland met bestemming Guatemala. Door de tekorten in containers vanwege COVID-19 konden we alleen een schip boeken dat rond Pasen zou aankomen in Guatemala. Vanwege deze feestdag werd er niet gewerkt in Guatemala en zou de zending daar een week vaststaan. De klant zag dit, terecht, niet zitten en wilde zijn planten dus voor Pasen ontvangen.

We zijn toen gaan kijken naar de mogelijkheden om de klant een oplossing te bieden. In dit geval was de enige optie om de zending met een vliegtuig te sturen. De transportkosten van een zending per vliegtuig in vergelijking met een boot zijn een stuk hoger, dus hierover moesten wij in overleg met de klant. Die was bereid deze extra kosten te betalen. Een voordeel van een zending per vliegtuig is dat deze veel sneller op de plaats van bestemming is. Probleem opgelost zou je denken… dat gold voor de klant, maar intern moesten we nogal wat organiseren. Alle planten moesten omgepakt worden in luchtvracht dozen en de zending bevatte ruim 70.000 planten.

Na overleg met de collega’s die dergelijke zendingen inpakken en met de afdeling expeditie zijn we aan de slag gegaan. De planten stonden hier al vanuit Duitsland in zeevrachtdozen en waren ook al gekeurd. Om alles om te pakken moesten een aantal collega’s de nodige overuren draaien om alles op tijd af te krijgen. We hebben pizza’s laten komen en alles is diezelfde dag nog omgepakt, zodat de zending de dag erna naar Schiphol kon worden gebracht. Door de interne samenwerking en flexibiliteit lukt zoiets en dat geeft wel een voldaan gevoel. Zeker ook omdat de klant hier ook heel blij mee was.

Waar zijn jullie het meest trots op?

Johan Als op vrijdagmiddag alle zendingen weer op weg zijn naar de klant met de juiste papieren.

Angelique En als op maandag blijkt dat alles is ingeklaard en bij de klant in goede staat is aangekomen… Verder ben ik trots dat wij ondanks de brexit en de daarmee gepaard gaande wijzigingen een weg hebben gevonden om iedere week weer een zending naar onze Engelse klant Double H te sturen.

Doordat wij het sluitstuk zijn van de organisatie, is alles voorafgaand aan ons werk heel belangrijk. Als de zendingen zoals gepland weg kunnen gaan, betekent het dat de rest van de organisatie goed haar werk heeft gedaan. En eigenlijk is dat altijd wel het geval. Problemen en vertragingen hebben bijna altijd een externe oorzaak. Iedereen heeft elkaar nodig en heeft de bereidheid om te helpen om uiteindelijk samen een tevreden klant te hebben. Daar worden wij blij van en zijn wij zeker ook trots op.